Bij ionBIZ geloven we dat een krachtig ERP-systeem de ruggengraat van uw bedrijf is. Maar we geloven ook dat geen enkele software een eiland is.
Daarom omarmen we Make (voorheen Integromat): een flexibel no-code automatiseringsplatform. Make stelt ons in staat om niet alleen de ingebouwde functionaliteit van ionBIZ te optimaliseren, maar ook om het naadloos te verbinden met andere tools die essentieel zijn voor de moderne bedrijfsvoering.
Kortom: we kijken buiten ionBIZ om onze klanten — en onszelf — de allerbeste applicatiemogelijkheden te bieden.
Make maakt ionBIZ beter: onze favoriete automatiseringen
De kracht van Make ligt in de connectiviteit. Door ionBIZ als centrale hub te gebruiken, creëren we slimme flows die de efficiëntie verhogen, alerts stroomlijnen en handmatige taken elimineren.
Dit is mogelijk dankzij de uitzonderlijk brede en diepgaande (OData) API-mogelijkheden van ionBIZ. Deze API fungeert als een open deur naar al uw data en functionaliteit, waardoor er in combinatie met Make vrijwel alles mogelijk is.
1. Verbeterde communicatie en context-alert
Make zorgt ervoor dat cruciale ionBIZ-data direct op de juiste plek en bij de juiste persoon terechtkomt, vaak via Slack.
- Kritieke ticket alerts: Zodra een ticket met kritieke prioriteit wordt aangemaakt, stuurt Make direct een melding naar Slack. De alert toont de klantnaam, de titel als een klikbare link naar het ticket in onze ionBIZ-instantie, en de beschrijving in een aparte thread.
- Afwezigheidsinzicht voor resource planning: Dagelijks post Make een lijst met namen, en start/stop tijden van goedgekeurd verlof, in een algemeen Slack-kanaal voor resources die afwezig zijn op de huidige datum.
2. Efficiëntie in documentverwerking en integratie
Handmatige administratie is tijdrovend. Make automatiseert dit, vaak in combinatie met Google-diensten:
- Geautomatiseerde aankoopfactuur flow
- Aankoopfacturen worden in een Google Drive-map gedropt.
- Make leest deze PDF's en voegt een regel toe aan een Google Sheet met klantnaam, datum, bestandsnaam en totale waarde.
- Wanneer een nieuwe regel wordt toegevoegd, wordt automatisch een kostenpost/aankoopfactuur in ionBIZ gecreëerd.
- Vervolgens worden de PDF's verplaatst naar een andere map.
- Project aanmaak en documentstructuur:
- Wanneer een nieuw project wordt aangemaakt door de verwerking van een sales quote, plaatst Make automatisch de 'sales quote text header' tekst in een notitie op het project.
- Make zoekt in de netwerkmappenstructuur naar een folder per klant (indien nodig aangemaakt), en creëert daarin een nieuwe map voor dit project
Slimme datadiensten en verrijking
Door externe API's te gebruiken, kan Make gegevens verrijken in ionBIZ, iets wat de standaard ERP-functionaliteit zou vertragen:
- Afstandsberekening voor kilometervergoeding: We gebruiken een gratis online service zoals GeoApify of een andere maps API om de rijafstand tussen twee adressen te berekenen. Dit stelt automatisch het kilometerbedrag op een project in, gebaseerd op het geselecteerde bedrijfsadres en het relatieprojectadres.
- Nucleaire isotoop rapportage: Voor één van onze klanten berekent Make GBq- en Cu-waarden met een specifieke vervalformule. De huidige waarden worden vervolgens gepost op custom fields van de Isotope resource in ionBIZ.
Toekomstige integratiemogelijkheden
Onze Make-visie stopt hier niet. We onderzoeken voortdurend hoe we de ionBIZ-ervaring verder kunnen verbeteren. Hierbij enkele ideeën die nog ongetest, maar wel haalbaar zouden moeten zijn:
- Deactivering resource & ticket re-assignatie: Wanneer een resource wordt gedeactiveerd, automatisch hun niet-gesloten tickets toewijzen aan een gespecificeerde resource en de nieuwe resource taggen op ongelezen notities.
- Project documentbeheer: Bij het creëren van een nieuw project, automatisch een nieuwe map aanmaken op GoogleDrive/OneDrive en de directe URL naar deze map toevoegen aan het 'hyperlink' veld van het project.
- Geautomatiseerde wisselkoersen: Gebruikmaken van online API-endpoints voor wisselkoersen om automatisch nieuwe wisselkoersen in te voeren op ionBIZ-valuta's.
- Notificatie bij openstaande goedkeuringen: Een alert sturen naar goedkeurders wanneer kosten- of andere records al een x aantal dagen klaarstaan voor goedkeuring zonder actie.
Kortom, Make is voor ons de sleutel om ionBIZ niet alleen efficiënt, maar ook buitengewoon flexibel te maken. Het bewijst dat de beste ERP-oplossing degene is die openstaat voor slimme integraties van derden.