Meer efficiëntie door gecentraliseerde tijdregistratie

SAP integreert verschillende bedrijfsfuncties in één centraal platform, wat leidt tot geautomatiseerde workflows en een efficiëntere besluitvorming. Als onafhankelijke en gespecialiseerde partner ondersteunt het Nederlandse McCoy organisaties daarbij.

Sinds de oprichting in 2012 groeide deze IT-dienstverlener uit tot een gerenommeerd adviesbureau met ruim driehonderd medewerkers en vestigingen in Eindhoven, Utrecht, Madrid en Manila. Verschillende business units focussen op specifieke services en doelgroepen. 

Visit website

McCoy is dé toonaangevende SAP-dienstverlener in Nederland, gespecialiseerd in het vereenvoudigen van systemen en processen met hoogwaardige SAP-consultants.

Opgericht

2012

Werknemers

300

Hoofdzetel

Eindhoven

Tijdsregistratie is cruciaal 

Voor een correcte facturatie van de geleverde diensten is een goede tijdregistratie cruciaal. Daarom noteren alle SAP-consultants hun gepresteerde uren in ionBIZ. De projectmanagers en de BU-leads (dat zijn de verantwoordelijken van de verschillende business units) behouden zo altijd het volledige overzicht. “Dat is een groot pluspunt in vergelijking met ons vorig pakket”, stelt lead finance and control Stephan van Raaij. “Bovendien laat ionBIZ toe om specifieke rechten naargelang de functie van de gebruiker toe te kennen. Het spreekt voor zich dat een BU-lead meer te zien mag krijgen dan een consultant.” 

Als financiële verantwoordelijke stuurt Stephan een backofficeteam van een vijftal mensen aan die zich toeleggen op de administratie.

“Wijzelf hebben de meest uitgebreide rechten”, zegt hij. “Ikzelf maak maandelijks rapportages in ionBIZ. Dankzij de handige API en met de hulp van Microsoft Power BI en Visma Connect hebben we deze tool gekoppeld aan ons boekhoudprogramma, waardoor de gepresteerde uren automatisch in onze boekhouding terechtkomen. En na de goedkeuring verloopt ook de uiteindelijke facturatie geautomatiseerd.” 

Vlotte implementatie

In het verleden gebeurde de tijdregistratie rechtstreeks in het boekhoudpakket. Maar naarmate er meer consultants aan boord kwamen, werd dat lastiger. In zijn voormalige functie als backofficemedewerker was Stephan al in contact gekomen met een klant die ionBIZ gebruikte. “Ik ben daar eens gaan kijken hoe dat precies werkte en wat de mogelijkheden zoal waren”, herinnert hij zich. “Dat beviel me erg goed. We hebben daarna nog wel een of twee alternatieven bekeken, maar we waren er eigenlijk vrij snel uit dat ionBIZ de beste keuze was voor ons.” 

McCoy maakte in 2021 de overstap, en die verliep naar eigen zeggen vlot.

“We hadden vooraf al een paar maanden proefgedraaid”, legt Stephan uit. “Maar ook na de eigenlijke implementatie was er nog voldoende tijd om alle data over te zetten. De training van de ionBIZ-mensen heeft uiteraard bijgedragen aan de vlotte omschakeling. En ook als we vandaag nog vragen hebben, kunnen we daarmee steeds terecht bij de helpdesk of de accountmanager. De reactietijd is telkens prima.” 

Tijdswinst op facturatievlak

Het boekhoudprogramma gebruikt het team van Stephan tegenwoordig enkel nog om inkopen en bankmutaties te boeken.

De grootste meerwaarde naar verluidt in de link met ionBIZ. “Die helpt ons om alle rapportages te visualiseren op één centrale plek”, klinkt het. “Zo zien we bijvoorbeeld makkelijk de verschillen tussen de verwachte en de werkelijk gemaakte werkuren, en kunnen we snel de oorzaak achterhalen. We hebben overigens ook een terugkoppeling ingebouwd: zodra een factuur betaald wordt door een klant, zien we dat ook meteen in ionBIZ.” 

Het feit dat de tijdregistratie en goedkeuring nu in één enkele tool gebeuren, beschouwt Stephan als een erg belangrijke troef. “Ook de eenvoudige correctiemogelijkheden bij verkeerd ingegeven uren krikken onze efficiëntie gevoelig op”, zegt hij. “Maar de grootste tijdswinst boeken we wellicht aan de kant van de facturaties, omdat we - in tegenstelling tot vroeger - nu alles rechtstreeks vanuit ionBIZ kunnen versturen.” 

In de nabije toekomst wil McCoy ook de mogelijkheden op het vlak van projectplanning en -opvolging ontdekken. “Onze projectmanagers zijn alvast vragende partij”, klinkt het.