Als multidisciplinaire speler in de audiovisuele sector zweert Option Media bij een goede planning en opvolging van zijn activiteiten. De oplossing van ionBIZ staat garant voor een feilloos projectmanagement en budgetbeheer.
%20(1).svg)
Al meer dan dertig jaar verzorgt Option Media video- en audiopostproducties, vertalingen, ondertitelingen en nasynchronisaties voor diverse klanten. Als ‘full service’ mediabedrijf verzamelt deze Mechelse kmo alle technische faciliteiten en diensten onder één dak. “We richten ons voornamelijk tot televisiezenders, productiehuizen, filmdistributeurs, reclamebureaus en streamingplatformen”, zegt Ingrid Van Dijck, die er veertien jaar geleden aan de slag ging als operation manager.
Ingrids taken zijn erg uiteenlopend. Ze is verantwoordelijk voor de interne workflows op productioneel en technisch vlak, maar evengoed voor de administratie, de boekhouding, betalingen, contracten, rechtenregelingen, juridische issues en human resources. “We werken hier met een twintigtal mensen, vooral vakmensen uit de audiovisulese sector zoals audio en video operators, vertalers en projectcoördinatoren en planners.”, legt ze uit. “Bij afdelingsoverschrijdende projecten fungeer ikzelf ook als operationele schakel”.
Option Media is een full service provider voor alle media en audiopostproductie
Opgericht
1993
Werknemers
41
Hoofdzetel
Mechelen
Diepgaande research
Projectmanagement en budgetbeheer vormen een aanzienlijke uitdaging voor een multidisciplinaire speler als Option Media. Daarom ging het bedrijf tien jaar geleden op zoek naar een ondersteunende tool. “We hebben die zoektocht grondig aangepakt met diepgaande research”, herinnert Ingrid zich. “Na een vergelijking van diverse pakketten bleven er drie kandidaten over. De daaropvolgende gesprekken en demo’s resulteerden uiteindelijk in een duidelijke voorkeur voor de oplossing van ionBIZ.”
“Die keuze was doorslaggevend door een combinatie van factoren. We hadden al meteen een goed gevoel tijdens de eerste meeting. Ook het lokale karakter - het Belgische kantoor van ionBIZ bevindt zich eveneens in Mechelen – speelde mee. Maar uiteraard waren de mogelijkheden van de software doorslaggevend. Vooral de grafische interface van de planningsmodule, die voor ons echt wel essentieel is, voelde onmiddellijk erg intuïtief en inzichtelijk aan. En natuurlijk was ook de betaalbaarheid een bepalende factor.”
Vlotte integratie
De integratie van de software verliep naar eigen zeggen erg vlot.
Ingrid Van Dijck: “We hadden de mensen van ionBIZ vooraf duidelijk meegegeven in welke volgorde de implementatie diende te gebeuren. Meer bepaald: eerst CRM en offertes, en pas daarna projecten. Zij hebben zich hiervoor heel flexibel opgesteld. Dankzij de goede voorbereidingen en onze gezamenlijke inspanningen konden we naadloos overschakelen van het oude naar het nieuwe systeem. Dat gebeurde tijdens de kerstvakantie van 2015.”
Sinds begin 2016 gebruiken alle twintig medewerkers van Option Media de ionBIZ-oplossing dagelijks voor onder meer planningen, projectmanagement, budgetbeheer, postcalculatie, projecttoewijzingen, timesheets, verlofaanvragen, vakantieregelingen, tellers en rapporteringen.
“Voor elk project starten we altijd vanuit een werkbudget, dat dient als basis voor de offerte”, illustreert Ingrid. “Je kan dan meteen de nodige resources toewijzen en er een concrete planning aan koppelen. Omdat elke betrokkene zijn timesheets ook rechtstreeks in het systeem invult, behoud je als coördinator of producer steeds in realtime een overzicht van alle kosten. Het pakket is bovendien erg flexibel, waardoor je makkelijk bepaalde parameters - zoals uurtarieven - kan aanpassen.”
De troeven van ionBIZ volgens Option Media
Intussen werken Ingrid en haar collega’s al ruim negen jaar met de ionBIZ-software. Dit zijn volgens haar de belangrijkste troeven van het pakket:
- Alle tools onder één dak: “Vroeger hadden we een afzonderlijk CRM-pakket, een planningstool, een budgetspreadsheet in Excel, een papieren systeem voor tijdsregistratie, ... ionBIZ brengt alles samen in één centrale softwareomgeving. Dat is een heuse gamechanger die zorgt voor een aanzienlijke tijdswinst en de foutenmarge gevoelig beperkt.”
- Alles is gelinkt: “Omdat alle relevante informatie steeds aan het juiste project gelinkt is, houd je altijd de vinger aan de pols. Je weet zo op elk moment of een project voorloopt of achterloopt op het budget. Bovendien kan je in het dashboard alle projecten onder elkaar laten weergeven. Zo behoud je te allen tijde een goed overzicht.”
- Makkelijk rechten toekennen: “Extra handig is het feit dat de software je op een flexibele manier rechten laat toekennen aan de verschillende betrokkenen. Je bepaalt dus wat producers of salesmensen kunnen zien - bijvoorbeeld wél de offerte maar niet het werkbudget. Het afbakenen van zulke informatie is een belangrijke troef.”
- Lokaal aanspreekpunt: “Het contact met de mensen van ionBIZ is optimaal. In tegenstelling tot bij grote providers kunnen we hier terugvallen op een lokaal aanspreekpunt met een intelligente helpdesk. We hebben een rechtstreekse telefoonlijn, we komen bij elkaar over de vloer, ... Op die manier worden we altijd snel en goed ondersteund.”
