.jpg?width=750&height=500&name=Trainingskamp%20vrouwenploeg%20(4).jpg)
Cybersecurity is belangrijker dan ooit. Als onafhankelijk adviesbureau ondersteunt Toreon bedrijven aan de hand van op maat gemaakte beveiligingsstrategieën, -oplossingen en -trainingen. Daarvoor zijn elke dag een vijftigtal mensen in de weer.
Jasper Hooft ging er zeven jaar geleden aan de slag, en is er intussen al drie jaar head of operations. Hij stuurt een projectmanagementteam van vijf à zes mensen aan, en is verantwoordelijk voor de kwaliteitsborging, planning, opvolging en budgetbewaking van de projecten. “Mijn dag ziet er nooit hetzelfde uit”, schetst hij.
Overzicht nodig voor projecten
Toreon zag het levenslicht in 2014 en koos zo goed als meteen voor ionBIZ als ondersteunende tool.
“De overzichtelijke en duidelijke planningsmodule is onmisbaar”, stelt Jasper.
“We hebben hier altijd meer dan 250 lopende projecten. Die kunnen we dankzij ionBIZ makkelijk onderscheiden en terugvinden via duidelijke projectcodes en kleuren. De zoekfunctie zorgt ervoor dat je in twee of drie kliks elk project terugvindt. Als er dus een vraag van een collega of een klant binnenkomt, kunnen we heel snel schakelen.”
“Met IonBIZ kunnen we onze projecten ook onderverdelen in verschillende ‘tasks’ en ‘subtasks’. Daardoor behouden alle betrokkenen op elk moment het overzicht van de tijdbesteding en van de budgetten. We werken ook met afzonderlijke ‘activities’ en ‘activity types’, met het oog op een zeer gedetailleerde rapportage en opvolging. Op die manier krijgen onze projectmanagers te allen tijde een diepgaand overzicht van wat er precies gebeurt, wie waar aan het presteren is en in welk stadium van het project men zich bevindt.”
Tijdsregistratie staat centraal
Ook de conversie van de projectplanning naar de timesheets is volgens Jasper een belangrijke troef.
“In een consultancybedrijf als het onze staat tijdregistratie centraal”, illustreert hij. “Voor onze consultants, die soms op meer dan twintig projecten per week werken, vormt dit een hele uitdaging met nogal wat context switching. Zonder ionBIZ zou het ons niet lukken. De mogelijkheid om via de planningsmodule allerlei projectgegevens te slepen en te copy-pasten, ervaren we alvast als een vrij unieke feature.”
Jasper en zijn team zijn naar eigen zeggen ook opgezet met de nieuwe API van ionBIZ.
“Die is echt wel heel goed”, klinkt het. “We hebben zelf een aantal dashboards voor operationele rapportage gebouwd in Microsoft Power BI. Die voeden we volledig met allerlei data uit ionBIZ. Dankzij de nieuwe API kan dit veel uitvoeriger en sneller. Dat resulteert bijvoorbeeld in project mailings en Microsoft Teams-kanalen die automatisch gegenereerd worden.”
De goede contacten met de ionBIZ-medewerkers ervaart Jasper eveneens als een pluspunt.
“Bij vragen reageert de helpdesk snel”, getuigt hij. “Is er geen pasklare oplossing voorhanden, dan denkt men mee na over een haalbare workaround.”
Snel en stabiel in de cloud
Toen Toreon destijds voor de oplossingen van ionBIZ koos, was Jasper daar nog niet aan het werk. “Maar ik zou vandaag dezelfde keuze maken”, beweert hij. “Zonder deze tool zou mijn job niet uitvoerbaar zijn. De tijdswinst per consultant schat ik op een uur per week. Zeker sinds ionBIZ in de cloud draait, is die erg snel en stabiel. We hebben de voorbije jaren een mooie evolutie gezien, en we kijken met veel enthousiasme uit naar de verdere ontwikkelingen en naar nieuwe features.”
In de nabije toekomst wil Jasper alvast een aantal vandaag reeds ingebouwde functies verkennen. Zoals de Gantt-grafieken, die aan de hand van horizontale tijdbalken de verschillende onderdelen van projecten weergeven. “Omdat we zelf licenties verkopen, zijn we momenteel ook al de mogelijkheden van de ‘items’ aan het ontdekken”, zegt Jasper. “En op het vlak van e-facturatie kijken we uit naar de aangekondigde Peppol-integratie.”
