Even opfrissen Peppol & access points
Wat is Peppol ook alweer, en welke rol spelen de zogenaamde Access Points? Laat ons dat kort even toelichten.
Simpel gezegd bestaat Peppol uit drie onderdelen:
- Een netwerk van Access Points die met elkaar communiceren volgens strikte regels.
- Een set technische standaarden voor documenten, beveiliging en communicatieprotocollen.
- Een adresregister, zodat elk Access Point weet welk bedrijf aan welk Access Point gekoppeld is.
En wat zijn deze Access Points precies?
- Zij vormen uw toegangspoort tot het Peppol-netwerk.
- E-facturatie is alleen mogelijk via een Access Point
- Zij verzorgen het versturen én ontvangen van e-facturen.
- Bovendien garanderen ze naleving van de wetgeving, een correcte routering en heldere rapportage.
Nu, wat écht belangrijk is, ziet u in onderstaand diagram. Dit illustreert stap voor stap wat er achter de schermen gebeurt bij e-facturatie vanuit ionBIZ:
- Vanuit ionBIZ wordt de e-factuur verstuurd naar Maventa - dit is het Access Point waar ionBIZ gebruik van maakt.
- Maventa raadpleegt het Peppol-register om te achterhalen welk Access Point uw klant gebruikt om facturen te ontvangen.
- Zodra dit Access Point gevonden is, stuurt Maventa de e-factuur daar naartoe.
- Het ontvangende Access Point levert de factuur vervolgens rechtstreeks af in de boekhoudsoftware van uw klant.
En dan nu praktisch: hoe gaat u e-factureren in ionBIZ?
Dat begint met een aanvraag vanuit uw kant: we vragen u om, van zodra u klaar bent om te e-factureren, een ticket op de klantenportaal te loggen. Vanaf dan starten wij de Peppol onboarding flow voor uw bedrijf.
Peppol Onboarding
-
We voeren eerst enkele controles uit op uw bedrijfsadressen in ionBIZ (Instellingen -> Algemeen -> Bedrijfsadressen). Voor de Peppol-onboarding zijn namelijk bepaalde velden verplicht. Ontbreekt er iets, dan laten we dat weten via het klantenportaal.
-
Als alles er goed uit ziet op de bedrijfsadressen, zullen we de Peppol onboarding triggeren. Hiervoor hebben we een nieuwe feature ontwikkeld die uw bedrijfsadressen automatisch doorstuurt naar het Maventa Access Point-portaal. Daar volgt nog een extra verificatiestap.
U hoeft zelf niets meer te doen. Zodra de onboarding voltooid is, brengen wij u op de hoogte via het klantenportaal.
Versturen van facturen via Peppol
-
U zal merken dat er op facturen een nieuwe “Factuur verzenden per” optie verschenen is, namelijk Peppol:
-
Wanneer deze optie geselecteerd staat op een factuur, verschijnt er rechtsboven ook een nieuwe “Verzenden via Peppol” knop:
-
Als u deze knop gebruikt, zal deze individuele factuur via Peppol verzonden worden naar de klant - zo gemakkelijk is het eigenlijk.
-
Mocht u facturen in bulk versturen via de “Facturen verzenden” knop in het factuuroverzicht, dan zal u aan de hand van de State kolom kunnen opvolgen welke facturen reeds verwerkt zijn via Peppol:
Factuurstatussen
Na het versturen van de e-factuur, zal deze automatisch de status In Behandeling krijgen. Terwijl uw factuur deze status heeft, wordt achterliggend de factuur doorgestuurd naar Maventa, en controleren zij welk Access Point uw klant gebruikt. Zodra deze gevonden is, zal de factuur via het ontvangende Access Point, rechtstreeks in het boekhoudsysteem van de klant komen. Nadien gaat de factuur in ionBIZ naar status Verstuurd.
Mocht er in dit proces toch ergens iets fout lopen, dan zal de factuur in status Fout komen te staan. Op de “Extra” tab van de factuur vindt u dan de foutmelding terug.
Failover procedure
Wat, echter, wanneer u al volledig bent aangesloten op het Peppol-register en uw facturen via e-facturatie verstuurt, maar één van uw klanten zijn onboarding nog niet heeft afgerond?
Wij verwachten dat dit de komende maanden (vóór de verplichte overgang naar e-facturatie op 01/01/2026) regelmatig zal voorkomen.
In dat geval treedt de zogenoemde failover procedure in werking. De klant ontvangt dan automatisch een e-mail vanuit Maventa met de factuur als PDF in de bijlage. Hieronder ziet u een voorbeeld van zo’n e-mail. Het tekstgedeelte “Message from the sender” kunt u naar wens zelf aanpassen.
Conclusie
Met de verplichte invoering van Peppol e-facturatie vanaf 1 januari 2026 staat er een grote verandering voor de deur. Dankzij de integratie met Maventa is ionBIZ hier volledig op voorbereid en kunt u vandaag al probleemloos starten met elektronisch factureren. Het proces verloopt vlot, veilig en conform de wetgeving, terwijl de failover procedure ervoor zorgt dat ook klanten die nog niet volledig zijn aangesloten, uw facturen blijven ontvangen. Zo bent u zeker dat uw facturatie steeds correct en tijdig aankomt.
Kortom: met e-facturatie via ionBIZ bent u klaar voor de toekomst.