Plannen op functieniveau werkt niet meer
In de 18 jaar dat ionBIZ ondertussen bestaat, hebben we talloze organisaties zien groeien, processen zien veranderen en trends in projectplanning zien ontstaan.
Eén duidelijke tendens die we keer op keer tegenkomen, is dat planning op functieniveau gewoon niet meer werkt zodra een organisatie een bepaalde omvang bereikt. Zodra je meer dan zo’n 50 consultants hebt, wordt het onmogelijk om alleen te kijken naar titels of beschikbaarheid: de verkeerde mensen worden ingepland en de juiste expertise blijft onbenut.
Een typisch voorbeeld: stel je een consultancybedrijf voor dat meerdere klantprojecten tegelijk draait. Voor een nieuw data-analyseproject is iemand nodig die niet alleen met Python kan werken, maar ook ervaring heeft met machine learning-algoritmes en klantpresentaties kan geven. Zonder skillsplanning gaat de planner af op functietitels of eerdere beschikbaarheid en plant per ongeluk een medewerker in die wel Python kent, maar nog nooit met machine learning heeft gewerkt en weinig presentatie-ervaring heeft. Tegelijkertijd blijft een collega met de juiste combinatie van technische en communicatieve skills onbenut. Het resultaat is dat het project vertraging oploopt en er onnodige frustratie ontstaat bij het team.
De les? Voor een efficiënte planning moeten we precies weten welke skills iedere medewerker heeft, en moeten deze skills bij het plannen eenvoudig te raadplegen zijn.
Skillsplanning in ionBIZ
Om te zorgen dat projectorganisaties deze frustraties kunnen vermijden, hebben we in ionBIZ een uitgebreide skillsplanning geïntegreerd. Deze begint met een skillsmatrix op Resource niveau. In deze lijst kan je:
- Aangeven wie, welke skill heeft
- Skillniveau’s meegeven
- Een bijlage (bv. certificaat) uploaden
- Een einddatum (inclusief reminder email) meegeven
- Centraal beheren door een afdelingshoofd, of de medewerkers deze zélf up-to-date laten houden
Met al deze informatie mooi centraal opgeslagen, zijn we perfect gewapend om efficiënt te plannen van zodra een nieuw project dient uitgevoerd te worden. Op dat moment kan de planner heel gemakkelijk zoeken naar resources met de specifieke skills (en skill-niveau’s) die benodigd zijn op het project:
Capaciteitsrapportage op skill-niveau
Naast de dagelijkse planning op basis van skills, is het cruciaal om vooruit te kijken - oftewel skills-forecasting. Stel dat onze salesafdeling een explosie ziet in het aantal offertes voor AI-implementaties en voorspelt dat het projectvolume de komende 12 tot 18 maanden zal verdriedubbelen. Dan hebben we direct en specifiek inzicht nodig in de toekomstige capaciteit die we hebben, specifiek voor mensen die deze AI-implementaties kunnen waarmaken.
In ionBIZ krijg je precies die inzichten. Met rapporten zoals Capaciteitsplanning kun je eenvoudig de periode selecteren waarop je wilt forecasten, de specifieke skills kiezen waarop je wilt rapporteren, en een duidelijk overzicht krijgen van de benutting van je capaciteit in die periode. Dit rapport houdt niet alleen rekening met de huidige planningen en afwezigheden, maar ook met openstaande begrotingen. Zo krijg je een compleet en actueel beeld van wat er nodig is voor de toekomst:
Conclusie
Skillsplanning maakt het mogelijk om precies te weten welke kennis en ervaring je in huis hebt, zodat je altijd de juiste mensen op de juiste projecten kunt zetten. Dit voorkomt misverstanden, maakt je planning veel efficiënter en zorgt ervoor dat je team optimaal benut wordt. Door ook vooruit te kijken naar de toekomstige behoeften, kun je tijdig inspelen op veranderingen en groeien als organisatie.
Kortom, met een goed doordachte skillsplanning zorg je voor een soepelere, effectievere werkomgeving en leg je de basis voor succes op de lange termijn.